どうしていますか、Suica（交通系ICカード）とのお付き合い

首都圏なら Suica や PASMO などの交通系ＩＣカード

ホントに便利ですよね！

でも、経理のシーンなどではモヤモヤしたりしませんか…

チャージ時の仕訳

交通系ＩＣカードにチャージした際の経理の仕訳。

たとえば、現金で5,000円チャージしたとき、

（借方）旅費交通費　5,000円／（貸方）現金　5,000円、という仕訳…厳密にはＮＧです。

理由は主に次の２つ。

①交通系ＩＣカードにチャージした段階では、鉄道会社に金銭を預けているだけで、チャージした金額分、その鉄道会社にサービスの提供を要求できる権利を有することができると考えると、「貯蔵品」や「仮払金」といった資産勘定をつかって記帳するのが望ましいから。

②交通系ＩＣカードは、いまや電車やバス、タクシーだけでなく、飲み物や物品、食事代など、色々なシーンでも使うことができ、プライベートな支払いも含まれる可能性があることからも、チャージ時に全額を「旅費交通費」で処理するのは適当でないから。

ただし、金額的な影響が小さい場合などには、簡便的な方法として、交通系ＩＣカードは交通費にしか使わないことを前もって決めておき、チャージした金額をすべて「旅費交通費」としてチャージした段階で経費処理、決算時に残ったチャージ残高を経費から除外する決算仕訳をいれることで実務上対応していることもあります。

このような場合も、交通系ＩＣカードの利用履歴を駅の券売機などで取得しておき、行先や目的などをメモしておくようにします。チャージ金額がすべて旅費交通費に使われた旨を示す証拠となります。

プライベートとビジネスが混在するとき

個人事業主の場合、Suica や PASMO などの交通系ＩＣカードが１枚だと、仕事の移動とプライベートの移動の履歴が混在してしまいます。

仕事の移動分だけを後ほど経費処理、というのでもよいのですが、ついつい後回しに。

かといって、交通系ＩＣカードを２枚持って、１枚はお財布に、もう１枚はパスケースにいれておいて使い分け！、と思っても、現実はどっちがどっちかわからなくなりそうだし面倒！

そう思っていたら、昨年10月のApple Pay のスタートにより、iPhone 7/7Plusで Suica が使えるようになりました。

これにより、現実的にカードを２枚持つことなく、１台の iPhone で Suica の２枚持ちが可能になりましたので、Suica を仕事用とプライベート用と分けてみました。

具体的には、iPhone 内に Suica を２枚作成（たとえば、プライベートとビジネス各１枚ずつ）、外出時には用途にあったモバイルSuica を使用するようにします。

プライベートか、ビジネスか、どちらの用途が多いかを考えて、出番が多いほうの Suica をiPhone の設定で「エクスプレスカード」に指定しておくと、改札では iPhone 本体をかざすだけで、エクスプレスカードに指定されたほうの Suica で決済が完了します。カードを持っているときと同じ感覚です。

「エクスプレスカード」を別のカードに変更することも簡単にできますので、プライベートの旅行中には「プライベート」用 Suica を「エクスプレスカード」に設定するなど、状況にあわせて対応することも可能です。

個人事業主が１枚のカードで経費処理する場合

上記では、交通系ＩＣカード自体をビジネスとプライベートにわけてしまう方法をご紹介しましたが、現実的には１枚のカードで済ませたい、という方のほうが多いのではないでしょうか。

その場合は、事業主勘定を使います。

たとえば、Suica に5,000円チャージした場合は、

（借方）事業主貸　5,000円／（貸方）現金　5,000円、と仕訳し、

実際に電車やバスに乗車して運賃を支払った際に、

（借方）旅費交通費　216円／（貸方）事業主借　216円、という仕訳します。

どんな方法で経費処理をするにせよ、交通系ＩＣカードの利用履歴は印刷しておくようにしましょう。

なお、ＪＲの自動券売機等での履歴印字の場合、直近の利用分で最大50件まで印字されます。

また、利用から26週間（約半年）を超えた履歴は印字できなくなるため、定期的に履歴印字をしましょう。

電車だと乗車や下車した駅名がわかりますが、バスは以下のように利用バス会社しか表示されないのでご注意を。

履歴印字したら、行先や目的を書き添えることもお忘れなく。

＊＊＊編集後記＊＊＊

関東の私鉄は PASMO の使用が当たり前と思っていましたが、江ノ電（鎌倉ー藤沢）では使用できるものの、湘南モノレール（大船ー湘南江の島）は PASMO も Suica も使えません…

交通系ＩＣカードに慣れてしまうと不便ですね。