お預り資料の保管やまとめ方で気を付けていること・工夫していること

相続税申告や確定申告のために

大切な資料をお預りする機会があります

資料の整理整頓や保管には気を配っています

資料のお預りについて

企業ではペーパーレス化がすすんでいますが、個人や家庭での取引ではまだまだ紙ベースの取引が多いものです

したがって、相続税申告や所得税確定申告といった個人の方の税務申告をサポートしていると、紙の資料をご提示していただくことが大半です

その場でコピーやスキャンなどをして、お預りする資料を厳選するようにはしているものの、場合によってはたくさんの資料をお預りすることになります

重要な資料が多いだけに、資料の保管には気を配っています

紙袋より布／不織布のトートバッグが重宝

特に、相続税申告の場合、紙袋いっぱいの資料をお預りすることも少なくありません

亡くなった方の資産状況などを、相続人の方もよくわかっていない場合には、手掛かりとなる沢山の資料を提供してもらえるのは有難いことで、ひとつずつ目を通していきます

こうしたお預りした資料をまとめるのに使用しているのは、布製や不織布のトートバッグです

ノベルティや旅先などでみつけたトートバッグのなかから、資料のボリュームにあわせて「資料保管袋」を選んで、申告が終わるまで大切にお預かりします

色や形、素材もさまざまなトートバッグから選んでいるので、他の方の資料と間違えることは決してありません

また、紙袋で保管をすると、途中で角が傷んできたり、破れてしまうことがありますが、布製や不織布製ならば、そうした心配がありませんし、マチが決まっている紙袋より場所をとらずに保管できます

もともと何となく沢山もっていたトートバッグですが（エコバッグ必携派）、コレクションが加速しています

こんな珍しい素敵なトートを頂いたりすると嬉しくて飛びあがります

古い通帳の見やすいまとめ方

相続税申告の場合、亡くなられた方がお持ちの口座は既に凍結されていて、その通帳も使用できなくなっていることから、過去に使用していた通帳も含めて、たくさんの通帳をお預りすることがあります

たとえば、過去10年間の銀行取引を拝見する場合、ひとつの銀行口座だけでも、数冊の通帳をお預りすることになります

数年前から相続開始前後までの銀行取引に目を通していくときには、まず、通帳は古いものから順に新しいものへと並べます（撮影している通帳は自身のものです）

そのときに、1冊目と2冊目、2冊目と3冊目、3冊目と4冊目‥を、輪ゴムでまとめておくと、あとで気になる取引を見返すときなどに便利です

輪ゴムをまとめるページは、銀行取引をみるのが目的なので、1冊目の記帳最終ページと、2冊目は1冊目からの繰越金額が載っている最初の記帳ページで、これらのページを開いて、2冊の通帳を輪ゴムでまとめます（写真ではグリーンの輪ゴムで連結されています）

これにより、記帳された取引が連続されますし、通帳数冊を「ひとつ」にまとめることができるので、バラバラにならず、何より通帳を見返す時に連続性があって便利です

もちろん通帳を返却する際には、輪ゴムを外して、元通りします

元通りというより、お預りした資料を返却するときは、お預りしたときより、できるだけ整理整頓して返却するように心がけています

事務職歴の長い方にお会いすると、紙の揃え方、クリップやホチキスの留め方のひとつひとつがものすごくきちんとしていて、頭が下がるものです

紙を揃えるのも得意とはいえない私は、そこまでキッチリできませんが、お預りしたときより美しく、は意識しています

＊＊＊編集後記＊＊＊

今日は木曜日でしたが、鎌倉の駅前は、遠足の児童・生徒がものすごく多かったです（以前は遠足といえば金曜日だったような…）

遠足の子同士で「小町通りってあっちですか？」と質問しているのが微笑ましかったです