領収書や帳簿の保存期間について

個人事業主は

帳簿や書類を一定期間

保存しなくてはなりません

2017年も６分の１終了！

帳簿とは？書類とは？

確定申告で1年間の所得を正しく計算して申告するためには、日々の取引を記録して、帳簿や書類を一定期間保存する必要があります。

個人事業主の帳簿や書類は、青色申告をしているか、白色申告をしているかで作成や保存が必要な帳簿や書類の種類が異なります。

青色申告で作成と保存が必要とされる書類は、

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 経費帳
• 固定資産台帳、です。

白色申告でも、下記のような収入金額や必要経費を記載した帳簿を作成・保存する必要があります。

一方、書類とは、なんでしょうか？

書類とは、青色申告者なら損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、領収証や小切手控、預金通帳などの他、請求書、見積書、契約書、納品書などを指し、これらの書類を保存する必要があります。

保存期間は、法律で決められているので、決算や確定申告が終わったからといって、捨ててしまうわけにはいきません。

帳簿書類の保存期間

帳簿や書類の保存期間は、その帳簿・書類の内容と青色申告か白色申告かによっても異なります。

青色申告の場合

（注）前々年分所得が３００万円以下の方は、５年

白色申告の場合

なお、保存期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日からとなります。

具体的にいうと、平成28年分の確定申告にまつわる帳簿や書類であれば、平成29年3月16日から7年間あるいは5年間となります。

つまり、保存期間7年の場合、平成29年3月16日から平成36年3月15日となります。

プリントアウトしておく

パソコンで会計ソフトなどを使用して取引を記録している場合、大切なことは、保存が必要とされる帳簿や書類をきちんとプリントアウトしておくことです。

一定の帳簿や書類については、パソコンで作成された帳簿書類を用紙にプリントアウトせず、ハードディスクなどに記録した電子データのままで保存できる制度もありますが、あらかじめ税務署の承認を受ける必要があるなど、まだまだハードルが高いものです。

領収書や通帳、請求書、送り状など、1年分を保存しておいて、まだそのうえ帳簿や決算関係書類もプリントアウト、確定申告書ももちろん保管して…となると、保管スペースも気になるところです。

しかし、確定申告書を作成するために売上や経費を集計したら、その数字の根拠となる現物の資料はもちろん、1年間の帳簿と決算関係書類もプリントアウトして一緒に保存しましょう。

また、税務署の調査は一般的には過去３年分なので、過去3年分はすぐに出せるように、決算を迎えるたびに保管場所を入れ替えるなど、普段からわかりやすくすることも大切です。